“Todo profissional de comunicação se sente exausto, antes mesmo de iniciar a previsão do orçamento e do levantamento de recursos para as ações ou ideias de comunicação interna.”

Caso você tenha se identificado com a afirmação acima, queremos te dizer uma única coisa: se você continuar a fazer da forma que sempre faz, nada acontece.

É preciso mudar a governança e gestão das suas ações e dos seus projetos de comunicação já. E nós, da Simplifica.CI, vamos te ajudar a ter sucesso nessa empreitada.

Sabemos que você quer calcular o orçamento de comunicação interna garantindo que as iniciativas, fornecedores e projetos sejam realizados de acordo com seus planos. Certo?

A primeira pergunta é: você tem um planejamento anual de comunicação interna? 

E não, não estamos falando de uma lista de ações ou datas comemorativas ou os projetos das áreas. 

É fundamental entender que qualquer profissional de comunicação, seja ele contratado para assumir a área de comunicação ou seja ele parte de uma equipe há mais tempo, precisa definir um período para “parar” tudo o que está fazendo (ou pelo menos reservar algumas horinhas por uma ou duas semanas) e planejar o próximo ano. 

E isso vai te ajudar a definir o orçamento, buscando os indicadores e resultados que mais deram certo no ano que passou.

Te preparando assim, para defender e negociar os recursos para realizar um excelente trabalho, ano após ano.

Chamamos isso de Ciclo de Planejamento Estratégico de Comunicação. 

Leia também: Como convencer a liderança a investir em CI

Conheça o seu negócio, como você conhece a sua área de CI

Para qualquer profissional de comunicação, é fundamental conhecer profundamente o negócio, o plano estratégico da empresa e suas prioridades; avaliar o cenário, contexto e desafios que ela enfrenta e principalmente saber qual o posicionamento da empresa frente aos seus diversos stakeholders.

Converse com a área de Estratégia e de Orçamento da empresa para entender como acontece o Ciclo de Planejamento do negócio.

Com base nesse entendimento, o profissional de comunicação é capaz de entender e definir prioridades.

O que é prioridade no orçamento de comunicação interna?

Ser estratégico, é saber fazer boas escolhas e embasar sua decisão.

A área de comunicação precisa determinar: o que será priorizado, quais resultados serão entregues e que recursos serão necessários para alcançar os objetivos definidos.

Desenvolva o Calendário Anual de Engajamento da Comunicação Interna.

As pessoas esquecem, mas o ano tem apenas doze meses, é importante em uma Linha do Tempo definir a agenda do que acontece na empresa todo ano.

Exemplo: divulgação de resultados, evento de final de ano, semana do meio ambiente etc.

Ou seja, eventos e ações recorrentes para você definir e defender com as áreas, a melhor agenda dos projetos e ações a serem realizadas.

Inclua nesse Calendário uma visão de comunicação integrada, mesmo que a sua área cuide “apenas” da Comunicação Interna. 

Lembre-se da máxima em comunicação estratégica corporativa: “o público interno deve ser o primeiro a ser informado sobre o que acontece na empresa”.

Como se preparar para defender o seu orçamento de comunicação

Todo ano é a mesma dinâmica: propor e aprovar orçamentos é complexo.

Considerando que você já fez um diagnóstico e tem em mãos o entendimento do momento da empresa e das áreas: é hora de fazer escolhas!

Sempre priorizando o que for estratégico e que todos entendam ser relevante.

É o momento de abrir mão de algumas coisas, avaliar o que pode ser cortado ou substituído, ou elencar argumentos para defender recursos adicionais de pessoas, fornecedores e de mais orçamento.

Nesse momento, é fundamental a área ter indicadores das iniciativas, dos veículos internos, de pesquisas entre outros, que geram argumentos para validar o que tem dado certo nas ações de comunicação.

O clássico ditado popular “contra fatos não há argumentos”, funciona na prática quando o assunto é defender o orçamento do plano de comunicação.

Para uma boa defesa, o profissional precisa se sentir seguro e ter as informações certas na manga e conquistar um novo patamar para a área: se tornar cada vez mais estratégica, ano a ano.

Leia também: Resultados que a Comunicação Interna traz para a empresa

Se prepare para defender seu orçamento

O Plano Estratégico de Comunicação finalizado, apresente em formato de apresentação objetiva e visual, trazendo slides que contam uma história sobre a proposta da área com: 

Contexto, Objetivo – principal e secundário; Públicos Prioritários, Estratégia, Iniciativas Estratégicas (aquelas ações das áreas e da comunicação, aquelas que “têm que acontecer de qualquer forma”), Iniciativas Relevantes (necessárias) e Iniciativas Desejáveis (demandas das áreas mas que não agregam para a Estratégia da empresa) – colocando tudo isso em uma Linha do Tempo por trimestre; com Métricas & Indicadores gerais da comunicação e por último, mas não menos importante, o Orçamento/ Recursos necessários da área de Comunicação. 

Coloque em um slide separado e com um corporativo, a informação do orçamento solicitado da Comunicação X o total do orçamento informado das áreas para as ações de Comunicação (apostamos com você, que esse total das áreas será muito maior do que o seu). 

Tudo o que você precisa é mostrar o caminho, sempre destacando que a área de Comunicação agregará para o resultado dos objetivos de negócio, o quanto a reputação da empresa é fortalecida com as ações da sua área e que você está bem embasado nessa defesa. 

Comprovadamente (a partir de inúmeros estudos de gestão de reputação e relacionamento), as empresas com melhor reputação obtiveram sucesso ao mobilizar seus colaboradores a se tornarem embaixadores da marca. 

Elas engajam os colaboradores e promovem a melhoria da reputação como um benefício mútuo entre eles: identificando quais as causas comuns que os motivam e conectando àquelas que que apoiam aos objetivos de negócio. 

Desejamos boa sorte e conte para nosso time como você se saiu na próxima defesa de orçamento.

Leia também: Engajamento interno: tudo o que você precisa saber