Fazer um comunicado é uma prática quase que diária na vida do profissional de Comunicação Interna. Muitas vezes, na correria, acabamos escrevendo as mensagens de forma um pouco automática. O prazo sempre apertado, devido à falta de planejamento, acaba interferindo diretamente na qualidade do conteúdo final e, depois de divulgado para os empregados em canais online e/ou offline, sempre vemos pontos de melhoria ou correção.
O resultado disso tudo?
Comunicados pouco eficazes e retrabalho para explicar novamente as mensagens-chave. Pensando nisso, nós da SimplificaCI separamos algumas práticas que vão ajudar você a construir um comunicado mais humanizado e eficaz para obter melhores resultados na Comunicação com os Empregados.
1. Conheça sua persona:
Muito utilizado em Marketing Digital, o conceito de persona agora é aplicado também no planejamento da Comunicação Interna. Desta maneira, o colaborador passa a ser ponto central na construção de toda e qualquer ação. Conhecer os seus hábitos de leitura, suas dificuldades de acesso à informação e as necessidades comunicacionais são fundamentais para construir essa persona e efetuar o planejamento tático. Para saber como aplicar estes conceitos, clique aqui e veja como utilizar o Canvas da Comunicação Interna criado pela Otimifica em parceria com a SimplificaCI.
Por prática, nossos clientes têm trabalhado com, pelo menos, três personas que representam áreas muito importantes e demandam projetos de comunicação específicos. Quando um comunicado for criado, é fundamental ter clareza para quem essa mensagem é direcionada, ou seja, qual persona é foco, são elas:
2. CNV – Comunicação Não Violenta:
A Comunicação Não Violenta, tema de 2020 da Aberje, Associação Brasileira de Comunicação Empresarial, em um comunicado interno, quando bem aplicada, aumenta a possibilidade de criar melhor conexão e permite que a absorção da mensagem seja mais efetiva. E dois pontos são muito importantes quando se trata de um material enviado pelos canais de comunicação interna: tom da mensagem e inclusão.
3. Clareza do objetivo do comunicado:
Ao receber a demanda para criar um comunicado ou quando surgir a necessidade de enviar alguma mensagem aos empregados três perguntas devem ser feitas antes. Caso algumas delas tenha resposta negativa, avalie se a demanda é realmente necessária ou se há ajustes a serem feitos no objetivo ou na construção do comunicado. Desta forma você consegue filtrar melhor o que é relevante, ou não, para a empresa e os seus colaboradores e passará a focar seu tempo em um trabalho que apresente resultado. As perguntas são:
4. Atente-se ao básico da informação:
Depois de compreender efetivamente os objetivos do comunicado, é hora de redigir o texto e montar o material de divulgação com imagens e ilustrações que possam facilitar a compreensão e também humanizar o seu comunicado. Lembre-se de apresentar mais objetividade na entrega da informação e tente garantir que o lead da notícia está presente e fácil de ser identificado. Abaixo indicamos os itens que compõem o lead:
Evite enviar um comunicado ou uma mensagem se não tiver todas as respostas para os itens que compõem o lead da notícia.
Todo material, campanha, evento e os comunicados diários enviados para os empregados têm seus objetivos claros e devem estar baseados em, pelo menos, um dos pilares que a SimplificaCI tem na sua metodologia, é o IMC – Informar, Motivar e Conectar. O ideal, em uma cultura de comunicação, é que a distribuição das ações e comunicados da área de Comunicação com os Empregados seja de forma equilibrada entre esses três pilares.
Para identificar e definir de qual pilar sua campanha e os comunicados fazem parte, veja abaixo:
Eficácia e eficiência
A área de comunicação com os empregados e todo o seu trabalho realizando ações, campanhas, eventos e até os comunicados enviados pelos canais de comunicação interna, sejam eles online ou offline, buscam ter eficiência e também eficácia.
Mas, você sabe a diferença entre estes dois termos?
Um mesmo projeto de Comunicação pode ser bastante eficiente, mas ineficaz.
A eficiência mede o rendimento, avalia indicadores de processos e está diretamente ligada à operação que precisa ser feita para realizar uma campanha ou divulgar um comunicado interno. Taxas de visualização, número de cliques e até monitoramento do envio de comunicados são formas de medir a eficiência operacional da comunicação com os empregados.
“A eficiência consiste em fazer certo as coisas: geralmente está ligada ao nível operacional, como realizar as operações com menos recursos – menos tempo, menos orçamento, menos pessoas, menos matéria-prima, etc..” Peter Drucker
Já a eficácia indica o resultado da Comunicação e está diretamente relacionada aos objetivos inicialmente traçados e se posiciona num nível de gestão.
“Já a eficácia consiste em fazer as coisas certas: geralmente está relacionada ao nível gerencial”. Peter Drucker
Para saber mais como mensurar os resultados da Comunicação Interna de sua empresa, assista ao nosso vídeo Indicadores de Comunicação com os Empregados em nosso canal no YouTube.
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