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Orientações de boas práticas para humanizar e criar um comunicado eficaz

Postado em 6/17/2020 10:57:29 AM

Fazer um comunicado é uma prática quase que diária na vida do profissional de Comunicação Interna. Muitas vezes, na correria, acabamos escrevendo as mensagens de forma um pouco automática. O prazo sempre apertado, devido à falta de planejamento, acaba interferindo diretamente na qualidade do conteúdo final e, depois de divulgado para os empregados em canais online e/ou offline, sempre vemos pontos de melhoria ou correção.

O resultado disso tudo? 

Comunicados pouco eficazes e retrabalho para explicar novamente as mensagens-chave. Pensando nisso, nós da SimplificaCI separamos algumas práticas que vão ajudar você a construir um comunicado mais humanizado e eficaz para obter melhores resultados na Comunicação com os Empregados. 

Boas práticas para humanizar um comunicado eficaz:

1. Conheça sua persona:
Muito utilizado em Marketing Digital, o conceito de persona agora é aplicado também no planejamento da Comunicação Interna. Desta maneira, o colaborador passa a ser ponto central na construção de toda e qualquer ação. Conhecer os seus hábitos de leitura, suas dificuldades de acesso à informação e as necessidades comunicacionais são fundamentais para construir essa persona e efetuar o planejamento tático. Para saber como aplicar estes conceitos, clique aqui e veja como utilizar o Canvas da Comunicação Interna criado pela Otimifica em parceria com a SimplificaCI.
Por prática, nossos clientes têm trabalhado com, pelo menos, três personas que representam áreas muito importantes e demandam projetos de comunicação específicos. Quando um comunicado for criado, é fundamental ter clareza para quem essa mensagem é direcionada, ou seja, qual persona é foco, são elas:

  • Operacional: representam a equipe que atua diretamente no core business, ou seja, que é diretamente responsável pela produção de um produto ou pela execução de um serviço. Por exemplo, uma fábrica de alimentos, a Persona que representa a área Operacional, será o colaborador que atua diretamente na fabricação do alimento na linha de produção.
  • Área de suporte: a área de suporte costuma ser padrão em grande parte das empresas e é responsável por apoiar os colaboradores da operação a executar seu trabalho. É ela que dá parte dos subsídios fundamentais para que a empresa possa produzir como por exemplo as áreas Financeira, Recursos Humanos, Administrativa, Tecnologia, Infraestrutura e etc.
  • Liderança: os líderes têm demandas e necessidades de comunicação diferentes das demais personas, por isso é importante que, dentro de sua estratégia, haja um trabalho voltado para a liderança. No momento de produzir seu comunicado, verifique se ele é direcionado para a liderança também. 

2. CNV – Comunicação Não Violenta:
A Comunicação Não Violenta, tema de 2020 da Aberje, Associação Brasileira de Comunicação Empresarial, em um comunicado interno, quando bem aplicada, aumenta a possibilidade de criar melhor conexão e permite que a absorção da mensagem seja mais efetiva. E dois pontos são muito importantes quando se trata de um material enviado pelos canais de comunicação interna: tom da mensagem e inclusão.

  • Tom da mensagem: o tom da mensagem, seja no texto escrito, no áudio compartilhado e/ou no vídeo divulgado pelos canais, vai refletir a cultura de sua empresa. Tenha atenção quanto a esse tom adequado para não gerar incoerências. O uso de palavras e termos mais agressivos ou foco sempre na conjugação de verbos no imperativo (faça, venda, use) podem trazer interpretações ruins dos empregados. Conhecer a forma como os colaboradores estão habituados a receberem melhor as mensagens vai ajudar você a encontrar um tom mais ameno e humanizado. 
  • Escrita e conteúdo inclusivos: reconhecer a diversidade dentro da sua empresa no momento de criar um comunicado também faz parte do trabalho do profissional de Comunicação Interna. Quando redigir um texto ou preparar uma campanha de endomarketing, use termos de fácil compreensão, evite estrangeirismos ou termos muito técnicos quando a persona de destino da mensagem tiver mais dificuldade em compreendê-los. Verifique se no seu conteúdo você está incluindo todos e todas.

3. Clareza do objetivo do comunicado:
Ao receber a demanda para criar um comunicado ou quando surgir a necessidade de enviar alguma mensagem aos empregados três perguntas devem ser feitas antes. Caso algumas delas tenha resposta negativa, avalie se a demanda é realmente necessária ou se há ajustes a serem feitos no objetivo ou na construção do comunicado. Desta forma você consegue filtrar melhor o que é relevante, ou não, para a empresa e os seus colaboradores e passará a focar seu tempo em um trabalho que apresente resultado. As perguntas são:

  • A informação que será publicada está vinculada ao negócio de sua empresa de alguma maneira?
  • A divulgação da mensagem vai interferir na rotina, na execução do trabalho ou vai afetar o dia a dia de seus colaboradores de alguma forma?
  • As mensagens-chave respeitam e estão adequadas aos valores éticos e à missão de sua empresa?

4. Atente-se ao básico da informação:

Depois de compreender efetivamente os objetivos do comunicado, é hora de redigir o texto e montar o material de divulgação com imagens e ilustrações que possam facilitar a compreensão e também humanizar o seu comunicado. Lembre-se de apresentar mais objetividade na entrega da informação e tente garantir que o lead da notícia está presente e fácil de ser identificado. Abaixo indicamos os itens que compõem o lead:

  • o quê, porquê, quem, quando, onde, como e quanto

Evite enviar um comunicado ou uma mensagem se não tiver todas as respostas para os itens que compõem o lead da notícia.

Pilares da Comunicação Interna

Todo material, campanha, evento e os comunicados diários enviados para os empregados têm seus objetivos claros e devem estar baseados em, pelo menos, um dos pilares que a SimplificaCI tem na sua metodologia, é o IMC – Informar, Motivar e Conectar. O ideal, em uma cultura de comunicação, é que a distribuição das ações e comunicados da área de Comunicação com os Empregados seja de forma equilibrada entre esses três pilares. 

Para identificar e definir de qual pilar sua campanha e os comunicados fazem parte, veja abaixo:

  • Informar: esse pilar é importante, pois é por meio dele que a Comunicação Interna torna comum os dados e as informações relevantes da empresa. Contudo, uma organização que foca suas ações apenas nesse pilar apresenta um clima desfavorável para o diálogo, é preciso encontrar o equilíbrio com os demais pilares.
    Exemplos de conteúdos em comunicados com o objetivo de Informar: manutenções e problemas de infraestrutura; comunicados de férias; nota de falecimento; calendário de compensação; contratações e desligamentos. 
  • Motivar: a Comunicação Interna tem a responsabilidade de elevar a moral e motivar os empregados. Porém, para atingir esse objetivo é fundamental que a CI colabore na construção de sentido, ou seja, ela deve ajudar a dar razão no trabalho exercido e nas metas a serem atingidas. Para isso é importante que o empregado perceba que faz parte do processo de construção das metas e do processo de comunicação da empresa. Envolver durante os processos de tomada de decisão e estimular o pensamento crítico e inovador fortalecem o 2º pilar “Motivar”.
    Exemplos de conteúdos em comunicados com o objetivo de Motivar:
    movimentações e oportunidades de carreira; eventos internos; destaques; rituais de reconhecimento; aniversariantes; tempo de casa; giftworks; agenda social e reconhecimento por cooperação entre equipes.
  • Conectar: estabelecer uma conexão da empresa com os empregados é o maior desafio da Comunicação Interna. Contudo, para atingir esse objetivo é necessário que a CI colabore na construção desse elo, ou seja, aproxime e crie um ambiente favorável ao diálogo constante entre empresa e empregado. Quando o funcionário percebe que suas atividades trarão resultados para a empresa e que aquilo é coerente aos seus valores e fazem sentido, ele está conectado. Estratégia da companhia, transparência em momentos de crise, responsabilização da empresa, comunicar a missão, a visão e os valores da organização são exemplos de ações de Comunicação Interna alinhadas ao 3º pilar “Conectar”.

Eficácia e eficiência

A área de comunicação com os empregados e todo o seu trabalho realizando ações, campanhas, eventos e até os comunicados enviados pelos canais de comunicação interna, sejam eles online ou offline, buscam ter eficiência e também eficácia. 

Mas, você sabe a diferença entre estes dois termos? 

Um mesmo projeto de Comunicação pode ser bastante eficiente, mas ineficaz.

A eficiência mede o rendimento, avalia indicadores de processos e está diretamente ligada à operação que precisa ser feita para realizar uma campanha ou divulgar um comunicado interno. Taxas de visualização, número de cliques e até monitoramento do envio de comunicados são formas de medir a eficiência operacional da comunicação com os empregados. 

“A eficiência consiste em fazer certo as coisas: geralmente está ligada ao nível operacional, como realizar as operações com menos recursos – menos tempo, menos orçamento, menos pessoas, menos matéria-prima, etc..” Peter Drucker

Já a eficácia indica o resultado da Comunicação e está diretamente relacionada aos objetivos inicialmente traçados e se posiciona num nível de gestão.

“Já a eficácia consiste em fazer as coisas certas: geralmente está relacionada ao nível gerencial”. Peter Drucker 

  • E quando um comunicado é eficaz?
    O comunicado enviado aos empregados pelos canais online e/ou offline torna-se eficaz quando ele atinge o objetivo traçado logo no início, ou seja, o resultado esperado com a divulgação de determinada informação.

Para saber mais como mensurar os resultados da Comunicação Interna de sua empresa, assista ao nosso vídeo Indicadores de Comunicação com os Empregados  em nosso canal no YouTube

Comece agora a simplificar a Comunicação Interna da sua empresa.

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