Nem toda ação de Comunicação Interna é ou deve ser planejada como uma Campanha. Embora alguns clientes internos solicitem campanhas para quase tudo, é preciso ter cautela. O empregado é bombardeado de informação e algumas campanhas podem não ter muito resultado justamente pelo fato de existir uma grande concorrência entre outras campanhas tão ou até mais relevantes.

A Campanha tem começo, meio e fim e deve ter um objetivo claro para quem a solicita, quem planeja e para todos os colaboradores envolvidos nela. Sem isso a mensagem fica solta no ar e a retenção e absorção comprometidas.

A construção de uma Campanha de Comunicação Interna para trazer resultados e elevar a área a um patamar verdadeiramente estratégico precisa, necessariamente, seguir alguns passos, veja abaixo;

1. Elaboração – Planejamento estratégico, tático e operacional

Grande parte das campanhas são criadas de forma reativa a partir de uma necessidade de algum departamento específico ou da empresa toda. Isso não é ruim, mas, geralmente, têm um prazo muito apertado e pouco orçamento de execução. De qualquer forma, campanhas consideradas urgentes devem minimamente passar por essa etapa. Campanhas planejadas de forma preventiva, ou seja, antes mesmo do problema aparecer ou do pedido ser feito, tendem a dedicar mais tempo na etapa da elaboração.

Esse é o momento de desenhar os principais objetivos da campanha. Eles podem ser tangíveis ou não, o ideal é que você tenha um objetivo para cada situação. Por exemplo, sua empresa quer reduzir o consumo de energia em 10% e conscientizar os empregados são objetivos tangível e intangível respectivamente.

É na etapa da elaboração que a Comunicação Interna realiza o planejamento estratégico, tático e operacional, saiba mais abaixo:

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO: uma vez que a equipe de CI recebeu a solicitação de criação de uma nova campanha ela deve buscar, no planejamento estratégico da empresa e de sua área, se a campanha se encaixa ao seu cronograma. Feito isso é preciso discutir com o cliente interno para chegar a um objetivo realista e coerente com as demais ações da empresa. Toda campanha e atividades planejadas pela área devem estar alinhadas aos objetivos da empresa e devem se enquadrar nos três pilares da Comunicação Interna e ser coerentes à missão, visão e valores da companhia. 

PLANEJAMENTO TÁTICO: após essa discussão, a Comunicação Interna, em parceria com o seu cliente, desdobra os objetivos estratégicos para ações concretas que serão realizadas para atingir o objetivo estratégico estabelecido anteriormente. Seguindo o exemplo da Campanha de Redução de 10% do Consumo de Energia Elétrica, a área de CI define se fará treinamento, vídeo, aplicação de adesivos de orientação nos pontos de energia como interruptores, ar condicionado, computadores e máquinas ou se será feito apenas uma série de comunicados de conscientização. Além de definir as ações a serem realizadas, é nessa etapa que são determinados os recursos que serão utilizados, eles podem ser financeiros, gráficos ou pessoal.

PLANEJAMENTO OPERACIONAL: é o desdobramento do planejamento tático, é a realização oficial das atividades definidas anteriormente. Nessa etapa são identificados os responsáveis por executar a criação dos vídeos, produção dos adesivos ou a redação dos textos para os comunicados.  No planejamento operacional o cronograma é aberto para todas as ações planejadas como definição de identidade visual, levantamento dos orçamentos, gravação e edição dos vídeos até o lançamento oficial da campanha.

2. Validação e aplicação

Depois de dedicar tempo na estruturação e planejamento da campanha na Etapa de Elaboração, o profissional responsável pela Campanha de Comunicação Interna deve apresentar sua proposta para o cliente interno que a solicitou.

É nessa etapa que as decisões e sugestões da área de CI serão apresentadas e explicadas. É um momento de grande ansiedade e estresse bom que contribuí para alinhar as expectativas do cliente e ajustar prazos e o orçamento da Campanha.

Depois de aprovada e validada por todos os departamentos envolvidos é a hora de inaugurar e lançar a Campanha.

3. Acompanhamento dos resultados

Lá no início da elaboração da Campanha, o responsável de CI definiu os objetivos principais. É a partir desses objetivos que serão identificados os resultados ao final da campanha.

Crie indicadores de processo para identificar se as ações planejadas estão sendo bem executadas. Por exemplo, verifique se todos os e-mails foram entregues e lidos pelos empregados envolvidos, acompanhe o índice de leitura dos materiais enviados e avalie a participação dos empregados em quiz ou pesquisas de avaliação da campanha.

Tenha pelo menos um indicador de resultado para acompanhar se a campanha está sendo eficaz. No caso da Redução do Consumo de Energia, tenha em mãos os dados validados e aprovados do consumo de energia antes e depois da campanha acontecer, dessa forma a área de Comunicação Interna consegue comprovar com números reais e comprovados que ela contribuí financeiramente para a empresa.

4. Encerramento

É comum algumas campanhas deixarem a ruim sensação de que ela morreu ou foi esquecida. Isso acontece porque muitas vezes não são divulgados os resultados alcançados ou mesmo porque não foi feito nada para celebrar o final da campanha.

Além de publicar os resultados e todos os números referentes ao trabalho feito, é importante pensar em algum ritual de encerramento.

Uma reunião, evento de divulgação dos resultados ou um discurso do departamento responsável e/ou do Presidente da Companhia podem ser ações simples e eficazes para reconhecer o envolvimento dos empregados, celebrar os resultados e colocar um ponto final na campanha.  Lembre-se de incluir isso no cronograma definido na etapa de elaboração. 😉

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