SimplificaCI - Plataforma para Simplificar a Comunicação Interna

O Brasil é o celeiro do mundo e os números mais recentes comprovam a importância do setor Agro no desenvolvimento e na economia nacional e internacional. Segundo a Confederação da Agricultura e Pecuária do Brasil (CNA), em 2019 o setor representou 21,4% do PIB nacional, com a soma de bens e serviços gerados na ordem de R$ 1,55 trilhão, dentre os segmentos, a maior parcela deste valor corresponde ao ramo agrícola, no valor de R$ 1,06 trilhão. No primeiro trimestre de 2020 o setor apresentou alta de 3,3% no PIB.

Assim como os indicadores são bastante expressivos, os desafios são grandes e a diversidade de públicos relevantes para estabelecer estratégias de comunicação também. Para cada público como, por exemplo, a comunidade, os produtores, os consumidores, o governo, os empregados e etc, conforme apontado na última edição do Inspira Agro da Aberje, o setor enfrenta desafios diversos e históricos. 

O setor Agro também é um dos principais responsáveis pela geração de empregos no país. Segundo a PNAD (Pesquisa Nacional por Amostra de Domicílio) de 2015, 1 a cada 3 trabalhadores brasileiros era absorvido pelo setor, 4,64 milhões de pessoas trabalhavam somente na agroindústria. E é por isso que no post de hoje a SimplificaCI vai abordar os principais desafios dos profissionais de Comunicação Interna das agroindústrias. 

Diversidade de públicos internos

O primeiro desafio a ser enfrentado é a diversidade da natureza do trabalho que gera interações e relações com a empresa de forma bem distinta. Por isso as estratégias de comunicação interna e formação de liderança comunicadora devem ser organizadas de acordo com a persona e o preenchimento do Canvas da Comunicação Interna deve ser feito para cada persona a ser construída e que deve representar pelo menos seis segmentos, que são eles:

• Equipe operacional localizada no trabalho efetuado no campo: este público é o mais complexo de acessar. Geralmente os colaboradores têm pouco ou nenhum acesso às áreas fabris e às estruturas organizacionais comuns como salas de treinamento, refeitórios e áreas de convivência. Parte dos trabalhos de treinamento e desenvolvimento e de comunicação são centralizados em espaços climatizados e organizados no próprio campo, como contêineres de treinamento ou então nas áreas em que são efetuadas as trocas de turno e embarque e desembarque de transporte fretado. 
• Liderança das equipes de trabalho em campo: são os responsáveis pela conexão entre a estratégia do negócio, a empresa e os profissionai do campo. Os líderes têm maior possibilidade de transitar pelas áreas do campo e pelas áreas administrativas. A rotina de trabalho começa antes do sol nascer e há bastante cobrança por resultados. 

• Equipe operacional das áreas industriais: os colaboradores da área operacional, assim como as equipes do campo, são igualmente importantes no core business de toda agroindústria. São eles quem manufaturam os produtos a partir da matéria-prima produzida pelas empresas. O diferencial dessa equipe é estar mais próxima das áreas administrativas e de espaços de uso comum de toda a empresa. 

• Lideranças das áreas industriais: são líderes que representam as equipes que operam as máquinas da área industrial. Além da cobrança de resultados, sua proximidade com as áreas administrativas e relacionamento com a liderança do campo, permitem maior visão de todo o negócio. A rotina das lideranças, assim como de suas equipes, também é dividida em turnos de trabalho, principalmente quando as indústrias têm regime de 24 horas de funcionamento.
• Áreas administrativas: possuem um trabalho de natureza diferente das demais áreas operacionais e representam as áreas de suporte como Financeiro, Tecnologia da Informação, Infraestrutura, Comercial, Jurídico, Recursos Humanos etc. 
• Liderança administrativa: suas rotinas são geralmente pautadas dentro do horário comercial e seu local de trabalho está centralizado nos prédios administrativos e centrais. É comum que os líderes destas áreas tenham equipes distantes em unidades diferentes ou colaboradores em trabalho externo, como as equipes de vendas e os representantes comerciais. 

Principais desafios:

Com um volume grande de personas, o trabalho da área de Comunicação Interna na agroindústria apresenta alguns desafios peculiares a cada uma das personas. Entre os desafios gerais a todas elas estão: 

• Compreensão dos objetivos estratégicos de toda a organização
• Redução de silos organizacionais ocasionados pelas múltiplas culturas coexistentes e que podem gerar uma competição tóxica e comunicação com ruídos entre as áreas Agrícola, Industrial e Administrativa
• Grande volume de licenças e regulamentações a serem seguidas para a empresa poder operar
• Burocracia grande entre os departamentos

Para as áreas mais distantes de onde as tomadas de decisão são feitas e a informação é transmitida de forma mais simples, há ainda três desafios que compõem a realidade do profissional de comunicação interna nas agroindústrias: 

• Agilidade na entrega da informação: é fundamental que as equipes do campo e externas, tenham acesso às notícias e informações relevantes junto de toda a empresa, preferencialmente ao mesmo tempo. 
• Acesso à informação: a distância e a pulverização dos diversos locais de trabalho das equipes do campo, também impõem um desafio maior para permitir que os empregados tenham acesso às informações. Muitas das vezes os locais de trabalho são restritos às máquinas a serem operadas e não oferecem estrutura de internet ou infra para fixação de comunicados. 
• Ambiente online e offline: por medidas de segurança grande parte das empresas operacionais industriais e do campo proíbem o uso de celular e até de computadores. Muitas das vezes, por estarem situadas em locais mais rurais, a conexão de internet também é um ingrediente a mais para entrega da informação. 

Principais pautas internas e externas:

As agroindústrias têm uma operação bastante complexa pela sua natureza e os impactos gerados no meio ambiente e na própria comunidade. Por isso é muito comum que as empresas atuem de forma muito consistente em ações de Relações Públicas com stakeholders relevantes como governo, comunidades, áreas educacionais e ONGs. 

O envolvimento dos empregados nestas ações se dão de diversas maneiras, desde a participação de programas de voluntariado até a organização de ações internas como programa de visitas e eventos. Por isso é fundamental que os colaboradores tenham clareza, façam parte e conheçam em profundidade as ações sociais e os projetos realizados pela empresa para reduzir os impactos gerados na comunidade e no meio ambiente. 

Além das pautas externas aos muros organizacionais, algumas pautas costumam perpassar por todo o calendário anual das agroindústrias, são eles Saúde e Segurança do Trabalho e Indicadores de Resultado. 

Com um mix bastante complexo e muito relevante a ser tratado de forma permanente nos canais e campanhas de Comunicação Interna, o profissional responsável pela comunicação com os empregados tem o desafio de distribuir as prioridades e ações em calendário que permita maior engajamento dos colaboradores e traga resultados efetivos. Para simplificar esse planejamento acesse nossa planilha aqui. 

Os desafios durante a Pandemia da Covid-19

Por se tratar de um serviço essencial, o setor agro, assim como tantos outros, teve de manter suas operações em funcionamento, mesmo que em um número reduzido. Grande parte das organizações criaram programa de férias coletiva, redução de jornada e afastamento de colaboradores de grupo de risco. São medidas padrão adotadas por diversas organizações, mas que incrementam os desafios das agroindústrias apontados aqui neste post. 

Entre as ações que podem agilizar o trabalho de comunicar novos protocolos de segurança, atualizar as fases de retomada gradual de acordo com os protocolos estaduais, manter os colaboradores informados sobre os desafios, metas e resultados e garantir engajamento e buscar maior proximidade, a criação de comitês multidisciplinares de trabalho têm gerado bons resultados, principalmente nas agroindústrias. Entre os comitês, destacamos quatro frentes diferentes de atuação, conforme apontado no evento Inspira Agro da Aberje: 

• Saúde e segurança: protocolos de retomada, adaptação das normas e procedimentos internos e medidas tomadas para proteger as pessoas e que buscam manter a operação em funcionamento
• Pessoas: necessidades de adaptação do trabalho como jornada alternada, afastamento, programas de apoio, grupos de trabalho para atuar em equipes e, caso haja possibilidades, permissão de trabalho remoto
• Comunidade: alinhar as principais responsabilidades da organização em meio à situação de crise causada pela pandemia na comunidade ao redor e/ou diretamente relacionada ao setor.
• Comunicação: este comitê que trabalhará a frente de comunicação, deve estar próximo ou ter reporte direto aos demais comitês para em sua estratégia organizar e definir como cada uma das informações será entregue aos colaboradores. É fundamental que o canal e contexto de acesso ao canal selecionado seja avaliado para que a mensagem-chave seja entregue da forma mais humanizada e assertiva. 

E você? Quais são os desafios que sua organização enfrenta e passou a enfrentar com a crise do novo coronavírus?